به اهتمام واحد توسعه استراتژیک- خانم مهندس خسروی
P3.express چیست؟
P3.express سیستم مدیریت پروژه‌ای ساده، حداقلی و کاربردیست. سیستمی که یادگیری، استفاده و آموزش مدیریت پروژه را تسهیل میکند.
چرا P3.express؟
با وجود سیستم‌های متعارفی مانند پرینس۲ و پم‌باک، اکثر پروژهها شهودی و بدون بهره بردن از سیستمی ساخت‌یافته مدیریت میشوند، زیرا با اینکه سیستم‌های متعارف بسیار با ارزشند، برای اکثر پروژهها زیاد از حد پیچیده‌اند.
به عنوان مثال، کسانی که از نرم‌افزار اکسل استفاده میکنند را در نظر بگیرید. چه اتفاقی می‌افتد اگر آنها را از اکسل محروم کنیم و در عوض یک زبان برنامه‌نویسی در اختیارشان بگذاریم؟ در این صورت اکثر آن افراد امکان استفاده از ابزار را نخواهند داشت، حتی با اینکه زبان‌های برنامه‌نویسی بسیار قدرتمندتر و انعطاف‌پذیرتر از اکسل هستند.
سیستم‌های متعارف مدیریت پروژه مانند زبان‌های برنامه‌نویسی در مثال قبل هستند و آنچه اکثر پروژهها نیاز دارند ابزاری مانند اکسل است. P3.express ابزاری ساده و کاربردی برای پر کردن این خلا است.
P3.express چگونه کار میکند؟
P3.express از روشی چرخه‌ای برای ساده‌سازی فعالیتهای مدیریتی استفاده میکند. هرکدام از چرخه‌های ماهانه، هفتگی و روزانه بر یکی از جنبه‌های مدیریتی تمرکز دارند.
علاوه بر چرخه‌ها، گروهی از فعالیتها برای آغازش پروژه در ابتدا و برای خاتمه آن در انتهای کار وجود دارند. چرخه‌ای از فعالیتهای پساپروژه نیز برای مدیریت منافع پروژه پس از خاتمه در نظر گرفته شده است.
در کنار فعالیتهای مدیریتی، چهار سند مدیریتی و تعدادی نقش نیز تعریف شده است.
اصول
کارهای انجام شده در پروژههای P3.express باید از اصول فراگیر پروژهها (NUPP) تبعیت کنند. P3.express به گونه‌ای طراحی شده که با اصول NUPP همخوانی و سازگاری داشته باشد.
NUPP (Nearly Universal Principles of Projects) شامل مجموعه اصولی است که برای کسب بهترین نتیجه-ممکن در پروژه ها باید به بهترین شکل ممکن آنها را بکار گرفت، صرف نظر از اینکه کدام متدولوژی یا رویکرد را در مدیریت پروژه استفاده میکنیم.
NUPP ها عبارتند از:
- NUP1: نتایج و صحت آنها بر وابستگی‌ها و تعصب‌ها مقدم اند
- NUP2: حفظ و بهینه‌سازی انرژی و منابع
- NUP3: همیشه غیرانفعالی رفتار کنید
- NUP4: استحکام یک زنجیر تنها به‌اندازه استحکام ضعیف‌ترین حلقه آن است
- NUP5: بدون وجود هدف واضح و مشخص دست به انجام هیچ کاری نزنید
- NUP6: از اجزا تکرار پذیر استفاده کنید
P3 Express شامل 33 فعالیت مدیریتی است که در هفت گروه اجرا می شود که عبارتند از:
- آغازش پروژ(A)
- آغازش ماهانه(B)
- مدیریت ماهانه (C)
- مدیریت هفتگی(D)
- مدیریت روزانه (E)
- خاتمه ماهانه(F)
- خاتمه پروژه(G)
- مدیریت پساپروژه(H)
فعالیت ها و گروه ها در تصویر پیوست قابل ملاحظه می باشند.
یکی از نقش های مهم در پروژه عبارت است از:
حامی پروژه:
حامی پروژه ترجیحا یکی از اعضای هیئت مدیره می باشد و بالاترین نقش را در پروژه دارد و مدیر پروژه به وی گزارش می دهد. وی مسئول خروجی نهایی پروژه، تامین مالی و سایر منابع مورد نیاز پروژه است. وظایف او عبارتند از:
- پاسخگوی توجیه پذیری نتایج پروژه است
- مسئول تصمیم گیری های کلان پروژه است
- مسئول حصول اطمینان از تامین بودجه و منابع مناسب برای پروژه است
مدیر پروژه:
تیمی مدیریتی مسئول انجام فعالیت های مدیریت پروژه است که این تیم می تواند با توجه به ابعاد و پیچیدگی پروژه یک یا بیشتر از یک عضو داشته باشد. مدیر پروژه این تیم را هدایت می کند و پاسخگوی پیاده سازی فعالیت های مدیر پروژه است. مدیر پروژه به مدیر پروژه ی کارفرما و حامی درون سازمانی پروژه گزارش می دهد.
برخی دیگر از اعضای کلیدی تیم که در مرحله آغازش انتخاب می شوند عبارتند از:
اعضای تیم مدیریت
مدیران تیم های درون سازمانی
مدیران پروژه تامین کننده
برخی از اعضای فنی تیم تولید
سندهای مدیریتی P3Express:
همانگونه که پیشتر ذکر شد، 4 سند مدیریتی در P3Express موجود است که عبارتند از:
- شرح پروژه
- نقشه اقلام قابل تحویل
- لیست پیگیری
- چک لیست سلامت
فاز خاتمه و پسا پروژه:
P3 Express به فازهای خاتمه و پسا پروژه که معمولا در مدیریت پروژه ها کمرنگ تر از سایر فازها اجرا می شوند به خوبی می پردازد.
در P3Expressفاز خاتمه شامل 6 فعالیت می باشد که عبارتند از:
F01- تحویل محصول
F02- ارزیابی رضایت ذینفعان
F03- همتاداوری خاتمه پروژه
F04- بایگانی اسناد پروژه
F05- جشن پایان پروژه
F06- برقراری ارتباط متمرکز
F01– تحویل محصول
هدف از انجام این فعالیت تحویل و تائید رســمی محصول پروژه است که پیش شــرط خاتمه کامل پروژه است. وجود پروژه هایی با وضعیت تقریبا تمام شــده، که مراحل پایانی آنها به درازا بکشد، اتلاف منابع است و مدیریت پورتفولیو پروژه ها را پیچیده میکند.
این فعالیت مدیریتی اصلیترین فعالیت خاتمه پروژه است و اگر فعالیتهای اختتامی مراحل میانی پروژه به صورت جدی اجرا نشوند انجام این فعالیت میتواند پیچیده و زمانبر شود.
برای تسهیل روند خاتمه پروژه، تحویل شدنیهای اصلی را پس از تکمیل به تایید حامی پروژه و کارفرما برسانید و این کار را موکول به زمان پایان پروژه نکنید
F02– ارزیابی رضایت ذینفعان
در این مرحله اقدام ویژهای برای بهبود سطح رضایت ذینفعان نمیتوان انجام داد. با این حال، هدف از رضایت سنجی در این مرحله این است که با ثبت سطح رضایت ذینفعان بتوان از نتایج آن برای تحلیل پروژه و تدوین درسآموختهها جهت استفاده در آینده بهره مند شد
F03– همتاداوری خاتمه پروژه
بررسی توسط متخصصین همرده به منظور دستیابی به دو هدف زیر صورت میپذیرد:
کسب اطمینان از اینکه آمادگی لازم برای خاتمه این گروه فعالیتها و کل پروژه دارید.
تولید اطلاعات مفیدی که از آن بتوان در بهبود سیستم مدیریت پروژه سازمان بهرهمند شد. هر چند امتیاز هر پروژه به تنهایی حائز اهمیت است، رو به بهبود بودن امتیازهای کسب شده در کل پروژههای سازمان اهمیت کاربردی بیشتری دارد
F04– بایگانی اسناد پروژه
اکنون که به پایان پروژه نزدیک میشویم، زمان آن فرا رسیده است که کلیه مدارک پروژه را بایگانی کنیم.
بایگانی باید امن بوده، در آینده در دسترس کارکنان مورد تایید باشد تا بتوانند از این اطلاعات در پروژه های خود استفاده کنند و اشتباههای قبلی تکرار نشوند. لازم به ذکر است که سیستم مدیریت سبد پروژهها نیز ممکن است برای تحلیل دقیقتر پروژه ها در آینده به اطلاعات پروژه های قبلی احتیاج پیدا کند
F05– جشن پایان پروژه
اکنون وقت آن فرا رسیده است که جشنی برای اعضای تیم یا در سطح کل سازمان ترتیب داده شود. پس از این فعالیت مدیریتی اعضای تیم پروژه مرخص میشوند.
این کار یک سرمایه گذاری برای پروژه های آتی است تا از این طریق به کارکنان یادآوری شود که همگی برای دستیابی به اهدافی مشترک تلاش میکنند.
باید سعی شود که این جشن تا جای ممکن خاطره انگیز و مفرح باشد و از برگزاری مراسم خشکِ سازمانی با سخنرانی های طولانی پرهیز گردد.
F06– برقراری ارتباط متمرکز
در این زمان حامی پروژه پیامی به تمامی کارکنان سازمان ارسال میکند تا پایان پروژه را اطلاع داده، از اعضای تیم قدردانی کند.
این فعالیت مدیریتی با دو هدف زیر انجام میشود:
قدردانی از اعضای تیم پروژه آنها را تشویق میکند که حضور موثری در پروژههای بعدی داشته باشند.
اطلاعرسانی شروع و پایان پروژهها باعث میشود که کارکنان سازمان درکی مشترک از وضعیت داشته باشند و بتوانند خود را با اهداف همراستا کنند.
پیام باید کوتاه و شفاف باشد. اگر پروژه لغو شده یا موفقیت آمیز نبوده است، باز هم پیام خود را مثبت نگه داشته و کارکنان تشویق گردند که منتظر پروژههای بهتر در آینده باشند.
مدیریت پساپروژه:
فعالیتهای مدیریتی این گروه به مدت ۱تا ۵سال پس از خاتمه پروژه برای کنترل نتایج منافع پروژه و ارائه ایده های بهبود انجام میشوند. این چرخه هر ۶ماه یک بار یا در بازههای زمانی دیگر متناسب با محیط پروژه تکرار میشود.
فهرست فعالیتهای مدیریتی پساپروژه عبارتند از:
G01- ارزیابی منافع
G02- ایده پردازی
G03- برقراری ارتباط متمرکز
— G01ارزیابی منافع
حامی پروژه )یا نماینده وی( باید در چرخه پساپروژه زمانی را صرف ارزیابی منافع پروژه کند. در کنار منافع مورد انتظار، حامی باید در شناسایی منافع دور از انتظار، منافع بالقوه و مضرات پروژه نیز تلاش کند
— G02ایده پردازی
بعد از ارزیابی منافع درG01 حامی باید به دنبال راههای افزایش منافع باشد. نتیجه این ایده پردازی ممکن است طراحی فعالیتهایی کوچک برای گروههای عملیاتی یا گاهی طراحی تغییرات بزرگی باشد که منجر به تعریف پروژه های جدید خواهند شد
— G03برقراری ارتباط متمرکز
پیامی کوتاه برای اطلاع رسانی منافع محقق شده در پروژه و برنامه های بهبود طراحی شده ارسال کنید. این اطلاعات ممکن است برای گروه کوچکی از نفرات مجاز (مثل مدیران یا روسا) یا تمام افراد ارسال شود. ترجیحا ارسال اطلاعات برای همه افراد انجام گردد.
این کار دایما به دریافت کنندگان یادآوری میکند که پروژه ها برای کسب منافع انجام می شوند و تحقق منافع باید در پروژه های جاری و آینده در نظر گرفته شود.
