به نام دوست
تهیه کننده :
واحد توسعه و استراتژی
در این مقاله با تمرکز بر دو مطالعه منتشر شده توسط موسسه مک کینزی در جولای 2015 با عنوان : “ابر پروژه ها، خوب، بد و بهتر” و”بهره وری ساخت امری ضروری است” قصد داریم تا عللی را ریشه یابی کنیم که متوسط زمان تاخیر در پروژه های ساخت به 20 ماه و افزایش هزینه به 80 درصد قرارداد اولیه رسانده و مسئله بهره وری را در پروژه های بزرگ EPC بدل به امری حیاتی ساخته است و بهترین استراتژی های افزایش بهره وری در سه فاز مهندسی، خرید و اجرا را جستجو کنیم.
پروژه های زیرساختی برای آینده شهرها، کشور ها و زندگی افراد حیاتی هستند. مشکل این است که این پروژه ها اغلب از نظر بودجه یا زمان و یا هر دو از ریل خارج می شوند. بنت فلیوبیرگ، متخصص مدیریت پروژه در مدرسه بازرگانی آکسفورد، تخمین زده که از هر ده پروژه، در 9 مورد فراتر از بودجه هزینه می شود. افزایش زمان پروژه نیز یک مشکل همیشگی است. سیستم مترو در سالوادور برزیل را در نظر بگیرید. ساخت و ساز در سال 2000 آغاز شد، اما بیش از 12 سال طول کشید تا اولین مسافران سوار آن شوند و بیشتر کارها هنوز ناتمام است.
چهار دلیل اصلی برای شکست تحقق پروژه های بزرگ برخلاف پیش بینی زمانی و هزینه ای وجود دارد :
- خوش بینی بیش از حد و پیچیدگی بیش از حد.
به منظور توجیه یک پروژه، گاهی اوقات هزینه ها و زمان بندی ها به طور سیستماتیک پایین تر از حد محاسبه می شوند و درآمد ها به طور سیستماتیک بیش از حد برآورد می شوند. از همان ابتدا، چنین پروژه هایی در مسیر سریع شکست قرار می گیرند. همچنین پروژه های بزرگ که از مرزهای استانی یا حتی ملی عبور می کنند، پای استانداردهای مختلف محیطی و بهداشتی، درجات مختلف مهارت ها و انتظارات دستمزد، و ده ها پیمانکار خصوصی، تامین کننده و کاربر نهایی به میان می آید. چنین پیچیدگی هایی ممکن است قبل از راه اندازی یک پروژه عمیقاً در نظر گرفته نشوند.
یک راه حل سودمند این است که پروژه مورد نظر را با پروژه های مشابهی که قبلا تکمیل شده اند مقایسه کنید. این فرآیند که با عنوان «پیش بینی کلاس مرجع» شناخته می شود، از سوگیری تأیید جلوگیری می کند. به عنوان مثال، اگر شهری بخواهد یک خط متروی ده کیلومتری با چهار ایستگاه بسازد، باید به شهرهای دیگری که خطوط مشابهی ساخته اند نگاه کند تا پویایی واقعی هزینه و زمان را پیش از برنامه ریزی درک کند.
- روی آوردن به اجرای ضعیف و چالش بهره وری
پس از ارائه یک بودجه کم با برآورد غیر واقعی، وسوسه ای شکل می گیرد که برای حفظ مفروضات هزینه و محافظت از حاشیه سود (معمولا ناچیز)، انتظارات کیفیت از شرکت های مجری که برای تحویل پروژه قرارداد می بندند، و به تبع قیمت قرارداد را، کاهش دهیم. مطالعه مک کینزی روی 48 پروژه بزرگ دارای مشکل نشان داد که اتفاقا اجرای ضعیف عامل افزایش هزینه و زمان در 73 درصد موارد است. بقیه، بیشتر به دلیل مسائل سیاسی، مانند تغییر دولت یا قوانین بود.
- پیچیدگی ساختاری
بسیاری از نهادهای دخیل در ساخت پروژه های بزرگ دارای یک ساختار سازمانی هستند که در آن مدیر پروژه در چهار یا پنج سطح پایین تر از رهبری عالی کارفرمایی قرار دارد. این یک مشکل است، زیرا هر لایه دیدگاهی در مورد نحوه فشرده سازی زمان و هزینه ها دارد. به عنوان مثال، لایه های اول به دنبال کار بیشتر و پول بیشتر هستند، در حالی که لایه های بالاتر به دنبال تحویل به موقع و مدیریت بودجه هستند. همچنین، اختیار تصمیم گیری نهایی اغلب از عملیات پروژه دور است.
- چالش سازماندهی و برنامه ریزی به کار گماری نیرو های با کیفیت
هر پروژه بزرگ ممکن است سالها طول بکشد تا تمام شود و حتی افرادی که تعداد بیشتری از پروژه های زیرساختی بزرگ را تجربه می کنند، با توجه به منحنی یادگیری، و مهارت های منحصربفرد مورد نیاز هر پروژه جدید، سرمایه گذاری بلند مدت بر افراد و جمع کردن افراد دارای قابلیت مطابق با نیاز پروژه را سخت می کند. این مشکل با سرعت شروع پروژه ها ترکیب می شوند. با شروع از صفر، پروژه های بزرگ ممکن است مجبور شوند سازمانهایی با چندین هزار نفر در زمان کم ایجاد کنند که یک چالش عملیاتی و مدیریتی قابل توجه است، به ویژه اگر پای مشارکت بین دو یا چند پیمانکار در میان باشد.
با تمرکز بر سه فاز مهندسی، خرید و اجرا، 15 استراتژی برای افزایش بهره وری را می توان دنبال کرد تا به بهبود بهره وری در چنین پروزه هایی کمک شود.
الف. افزایش بهره وری مرحله ی طراحی مهندسی
- طراحی برای ارائه حداقل راه حل فنی
طراحی برای به حداقل رساندن عناصری که هزینه ها را در زمان ساخت افزایش می دهند یا “ارائه حداقل راه حل فنی”، مفهومی است که می توانند به کاهش هزینه و زمان در یک پروژه EPC کمک کنند.
- مشورت با تیم های ساخت و ساز و تدارکات، در مرحله طراحی و مدیریت ریسک در ابتدای پروژه
منطقی است که افراد دارای دید برای بخش های خرید و اجرا را از ابتدا و در جلساتی در ارزیابی مفاهیم و طراحی وارد کرد. این کمک می کند تا ممیزی شود که هر انتخاب طراحی، چه اثرات پرهزینه ای خواهد داشت. شناسایی مهم ترین ریسک های مرتبط با مرحله طراحی توسط مدیر پروژه باعث می شود تا اطمینان یافته شود که تمام ریسک های احتمالی در مرحله ساخت و راه اندازی در مراحل اولیه طراحی مهندسی در نظر گرفته شده اند.
- بازدید دقیق و میدانی از شرایط محیطی سایت پروژه و بهینه سازی طراحی
بسیاری از شرکت ها، طراحی را در دفتر کار می کنند و بنابراین شرایط واقعی فیزیکی و جغرافیایی سایت را در نظر نمی گیرند. معمولا تغییر در طراحی ساختمان آسانتر و ارزانتر از دوباره کاری های بعدی به ویژه در مرحله ساخت است.
- تقویت قابلیت های طراحی ماژولار و استاندارد
استانداردسازی و ماژولار کردن اجزا می تواند در هزینه ها و زمان در مرحله طراحی صرفه جویی کند. با این وجود، تعداد قابل توجهی از شرکت ها از این اصل استفاده نمی کنند.
- استفاده از مدل سازی یکپارچه اطلاعات ساختمان (BIM)
استفاده از BIM به بهبود بهره وری متناسب با پیشرفت پروژه ها کمک می کند، زیرا تمام اطلاعات در یک مکان واحد موجود است. BIM بر اساس مدل های سه بعدی به برنامه ریزان کمک می کنند تا جلوی تضادهای طراحی را بگیرند. این روز ها شاهد افزوده شدن ابعادی مانند هزینه، زمان و منابع به BIM هستند تا مدیریت پروژه را در مرحله اجرا روان کنند و تعمیر و نگهداری را در طول عملیات تسهیل کنند.
تقویت عوامل کلیدی و موثر در کاهش هزینه و زمان
هر چه “تجربه مشاور – ناظر و کارفرما” و “قدرت مدیریت تغییر سفارش ایجاد شده توسط کارفرما” بالاتر و بهتر باشد، بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد زمانی فاز مهندسی پروژه های EPC شاهد خواهیم بود. نیز بهبود “ارتباطات بین تیم طراحی” و پس از آن “کاهش کندی در تصمیم گیری” بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد هزینه ای فاز مهندسی پروژه EPC خواهد داشت.
ب. . افزایش بهره وری مرحله خرید و اجرا
- سرمایه گذاری فوق العاده در برنامه ریزی و کنترل پروژه
بسیاری از شرکت ها از برنامه های 30، 60 و 90 روزه استفاده می کنند، اما اهمیت طرحهای کوچکی را حوادث در روز بعد یا هفته بعد اتفاق بیفتد، می پردازد را نادیده می گیرند. مجریان قوی می دانند که روز به روز در محل کار چه اتفاقی می افتد و برنامه های کوتاه مدت خود را بر اساس آن تنظیم می کنند. همچنین عناصر درون یک نرم افزار برنامه ریزی جامع ترکیب می کنند و به ایجاد و مدیریت چندین مسیر بحرانی موازی در برنامه ریزی پروژه ها کرده اند.
- استفاده از روش های پیش ساخته و مونتاژ
در پروژه های قوی یک زنجیره تامین خاص را برای پیش ساخته و مونتاژ طراحی می شود. در یک مورد، این به ساختن یک سازه 30 طبقه تنها در 360 ساعت منجر و کار ساخت و ساز در محل سایت تنها 7 درصد از کار ساختمانی را تشکیل داد. پیش ساخته شدن کمک قابل توجهی به کاهش ضایعات نیز کمک می کند. اگرچه هنوز روزهای اولیه این روند است.
- ایجاد سیستم اطلاعاتی و اتمسفر مناسب همکاری در عملکرد پروژه
برای تشویق محیطی که در آن مشکلات به طور مستقیم مورد بررسی قرار می گیرند، مهم است که بازخورد به موقع و مداوم داشته باشید. با این حال، اغلب اوقات، ناظر منطقه، مدیر پروژه، برنامه ریز و مالک دیدگاه های متفاوتی در مورد آنچه در جریان است و مشکلات در کجا هستند، دارند، این به این دلیل است که آنها اطلاعات درست را به موقع دریافت نمی کنند. گاهی اوقات: آنها اطلاعات یکسانی دریافت نمی کنند.
رویکرد بهتر توافق بر روی یک سیستم گزارش استاندارد و سپس ابداع روش هایی برای اطمینان از بازخورد به موقع است، مانند بحث های روزانه با کارکنان در محل و بررسی های هفتگی در مورد وضعیت پروژه، سرعت پیشرفت، و مدیریت ریسک. هدف اساسی ایجاد اسناد بیشتر نیست، بلکه ایجاد یک محیط شفاف است که حل و فصل سریع مشکلات را تقویت می کند.
- به حداقل رساندن ضایعات
همان اصول تولید ناب (Lean) که در تولید اعمال می شود می تواند برای ساخت و ساز نیز کار کند. جستجوی فعال فرصت هایی برای کاهش موجودی، جلوگیری از تولید بیش از حد و دوباره کاری، حمل و نقل در لحظه و کاهش زمان انتظار می تواند به طور قابل ملاحظه ای بهره وری را بهبود بخشد.
- ایجاد سازمان یادگیرنده و لزوم تقویت مهارت های مدیریتی
سازمان های موفق بر این سوال تمرکز دارند که چگونه دانش را بین تیم های پروژه انتقال داد. هر سه تا شش ماه یکبار بررسی می کنند و درباره مهمترین خطرات و چگونگی کاهش آنها فکر می کنند. پس از انجام یک پروژه، آنها جلساتی را تشکیل می دهند تا در مورد درس هایی که باید برای آینده یاد بگیرند و پیاده سازی آن، بحث کنند. همچنین مدیران پروژه با نژاد خوب (دارای دانش و مهارت مدیریتی) کمیاب هستند. بهترین راه برای ایجاد این قابلیتها در بین مدیران، ترکیب آموزش ساختاریافته با مربیگری در حین کار است، به طوری که افراد بتوانند مهارت هایی را که می آموزند به کار گیرند.
- ایجاد یک مدل تعامل بهتر بین کارفرما و پیمانکاری
پیمانکاران در اجرا می توانند راه هایی برای کاهش تأخیرها و پیشگیری از افزایش هزینه ها ببینند، ولی فاقد حق تصمیم گیری برای اجرای آنها باشند. بهترین کارفرمایان آنهایی هستند که با ایفای نقش بسیار فعال تر در پروژه، با حمایت از پیمانکار در طول فرآیند و همکاری فعالانه با آنها برای شناسایی فرصت های برد-برد کاهش هزینه، به جای صرفاً واکنش، از پذیرش اجتناب ناپذیر تاخیرات جلوگیری می کنند.
- ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد قوی
هر تیم پروژه باید تصویر واضحی از اهداف و پیشرفت خود داشته باشند. بدون یک سیستم مدیریت عملکرد مشکلات مهم خیلی دیر کشف می شوند و اثراتشان تشدید می شود. این سیستم بر اساس مجموعه کوچکی از معیارهای ساده با مجموعه ای منظم از جلسات برای بررسی وضعیت پروژه و تمرکز بی وقفه بر تجزیه و تحلیل علل ریشه ای برای شناسایی مسائل طراحی می شوند.
- تمرکز بر توسعه ذهنیت ها و قابلیت های کارکنان
شرکتهای موفق از یک رویکرد سیستماتیک برای توسعه مهارت ها استفاده می کنند و به کارکنان خود آموزش مدرن می دهند، و تلاش می کنند آنها در کار روزمره از آن استفاده کنند.
- تاکید بر ویژگی های لازم برای کار تیمی در انتخاب اعضای تیم ، مهم ترین خط قرمز
تک تک عناصری که برای تیم یک انتخاب می کنید باید یک بازیکن تیمی ایده آل باشند. بازیکنی که “فروتن و غیر خود محور” است، “اشتیاق و اشتهای سیر ناپذیری برای موفقیت کاری” دارد و مهارت های ارتباط موثر” با سایر همکاران و مدیران را به کارگیری می کند. کسی که یک یا چند مورد از ویژگی های بالا را نداشته باشد، پتانسیل آن را دارد که در کار تیمی اخلال ایجاد کند، پس می توان یک خط قرمز مهم را در هنگام استخدام یا جابجایی افراد کلیدی شاغل در پروژه برشمرد، جایی که باید از وضعیت سه ویژگی یاد شده اطمینان حاصل کرد.
تقویت عوامل کلیدی و موثر در کاهش هزینه و زمان
“کاهش کندی در تصمیم گیری” و “کنترل کیفیت متریال خرید” و “جلوگیری از کمبود مواد و تجهیزات تدارک شده” بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد هزینه فاز خرید خواهد داشت.
“کاهش کندی در تصمیم گیری” با بیشترین تأثیر و “کنترل کیفیت تجهیزات وارداتی” و “جلوگیری از کمبود مواد و تجهیزات تدارک شده” بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد زمانی فاز خرید خواهد داشت.
“تجربه بالای پیمانکار”، ” طراحی مناسب چیدمان سایت”، ” ارتباط بین طراحان و پیمانکاران “، ” مدیریت تغییر سفارش توسط کارفرما “، “جلوگیری از کمبود مواد و تجهیزات تدارک شده” و ” ارتباط بین کارفرما و پیمانکاران ” بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد هزینه فاز اجرا خواهد داشت.
“ارتباط بین پیمانکار اصلی و فرعی”، “ارتباط بین طراحان و پیمانکاران”، “ارتباط بین کارفرما و پیمانکاران”، “تجربه پیمانکار “، “تجربه کارفرما و ناظر – مشاور” و “مدیریت تغییر سفارش توسط کارفرما” بیشترین تاثیر را در بهبود عملکرد زمانی فاز اجرا خواهد داشت.
منابع :
- Megaprojects: The good, the bad, and the better, McKinsey Operation, July 2015, Nicklas Garemo, Stefan Matzinger, and Robert Palter.
- The construction productivity imperative, McKinsey Productivity Sciences Center, June 2015, Sriram Changali, Azam Mohammad, Mark van Nieuwland.
